自毀前程的職場禁忌 不小心就丟了飯碗

  你是否曾作出過足以斷送你職業前程的舉動?

  你知道那是種什麼樣的感覺──你意識到剛才對客戶說的話也許不夠恰當,或是你的穿著也許更適合出現在海灘邊而不是在董事會辦公室;或者,可能你在回覆電子郵件時錯按了「全部回復」鍵,或是在全體員工會議時遲到。

  你知道自己噎犯了諸多的職場──也就是指那些職業人士不夠理解、沒有正確遵循的「行規」。

  從某種程度上說,商業世界是一個暗礁密布、陷阱多多的地方。如何正確地著裝、行事、在專業技能和個人行為之間尋求平衡,是我們要面臨的一些挑戰。有一些和工作相關的規則可能會改變,但還有一些原則在任何時候都應小心遵守、不可忽視。

  當公司面臨成本縮減的壓力時,僱員如有能力以一種負責的、職業的、考慮周全的方式行事,那不僅對個人而言是一筆財富,對公司來說也是一種競爭優勢。此時,若作出觸犯職業禁忌的行為,那將比以前付出更為高昂的代價。辦公室人際工作關係的三大主要方面包括:公共禮儀,對科技的利用,以及個人責任感。

  公共禮儀不可小視

  公共禮儀看來似乎很簡單,但這些基本的行為準則往往被人們遺忘或忽視。

  記住這些簡單的事情:

  要準時;別忘了說「你好」、「再見」、「請」、「謝謝」;另外,要信任對方。

  對高科技的利用

  你知道什麼叫做「科技濫用」(power rudeness)嗎?這個詞語被用來形容使用高科技工具時的種種不禮貌的方式,主要指電子郵件、手機和語音信箱的使用。ZDNet.com對網站訪問者進行了一項非正式調查,詢問這類無禮舉動是日漸增加、減少、還是沒有變化。88%的接受調查者(1,294名網站訪問者)認為在增加,10%(144人) 認為沒有變化,而只有2%(26人)認為在減少。

  這裡有5條使用商務電子郵件的準則:

  1. 注意你的用詞。你也許認為你寫得明白易懂,但有些用詞是會讓人誤解的。應當做到用詞精練並且達意。這樣可以避免事後為了對郵件內容進行解釋而浪費高昂的長途電話費。

  記住,沒有人會喜歡垃圾郵件。當未得到對方允許而發送郵件時,必須確保郵件內容對收件者是有價值的。假如你沒有做到這一點,收件人很可能認為那是垃圾郵件,未加閱讀即予刪除。

  2. 在電腦上,沒有一樣東西是保密的。即使郵件信息已被刪除,許多軟體程式仍可從電腦的硬碟上讀取信息。在你按下「發送」鍵前,必須考慮清楚,假如該郵件被他人看到,後果會是如何──比如被老闆看見。首要的一條原則是,不要在工作時發送私人或是機密郵件。

  3. 儘可能縮小郵件附件。附件越大,下載所需的時間就越長,佔據收件人的硬碟空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對於連篇累牘的文件,應考慮使用傳真來代替電子郵件。

  不要想當然。你也許是一個網路老手,熟悉網路行話和圖釋,但不要假設收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。

  4. 與使用手機有關的首要問題是,你在何時、何地、以及如何使用。我的觀點是:除非你是一名醫務人員或信息科技從業者(他們需要整天使用電話處理緊急事宜),否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機,如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所,用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記住:隔牆有耳。

  5. 如何留下一個有效的語音信息的首要原則是:簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內容。當你要表達問候時,也要注意內容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間,應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。

  負起責任

  讓我們設想一下,如果沒有抱怨,沒有借口,每個人都百分之百地對自己的行為負責,這世界將是怎樣的美好。我們所說的百分之百的責任,意思是每個人都需要對自己的承諾、人際關係和行為負全部的責任──而不是部分的責任。

  假如你上班快要遲到了,而你前面的那輛車卻開得很慢,不要去指責那個司機。你應該承擔起百分之百的責任,確保自己不睡過頭,或者不把出門時間掐算得太緊,以至於別人只不過是小心點開車,就會導致你的遲到。

  假如你被要求在一個集體項目中工作,有一個合作者沒有按進度完成任務,不要袖手一旁只是抱怨。你要承擔起百分之百的責任來完成這項任務,無論是否有這位令人頭疼的合作夥伴的幫助。做該做的事,完成這項工作。

  對於手頭的工作和自己的行為百分之百負責的人,他們願意花時間去研究各種機會和可能性,因而顯得更值得信賴。你將因此獲得別人更多的尊敬,同時你也獲得了掌控自己命運的能力,這些將加倍補償你為了承擔百分之百責任而付出的額外努力、耐心和辛勞。

  你可以避免職業禁忌行為的發生。它所需要的是你拿出時間和精力,這對你的職業前程來說是完全值得的。

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